Онлайн-каса — це спеціалізований вид касового апарату, який використовується для автоматизації торгівлі та надання послуг, і дозволяє реєструвати продажі та автоматично відправляти дані про чеки до податкової служби через інтернет.
Веб-каси зазвичай використовуються у магазинах, кафе, салонах та інших точках продажу, де потрібно швидко обробляти транзакції та забезпечувати їхню прозорість для державних органів.
Ці пристрої оснащені засобами зв'язку, які можуть бути вбудовані або підключені окремо, такими як Ethernet, Wi-Fi, або мобільний інтернет. Це дозволяє їм відправляти дані про кожну транзакцію до відповідних органів у реальному часі. Така система допомагає підвищити ефективність обліку продажів та зменшує можливість податкових шахрайств.
Онлайн-каса, на відміну від програмного РРО, є фізичним пристроєм для реєстрації та документування торговельних операцій, який може друкувати чеки. Натомість, ПРРО — це програмне забезпечення, яке можна встановити на електронні пристрої для виконання подібних функцій без необхідності використання фізичного касового апарату.
Кому потрібні онлайн-каси?
В Україні обов'язок використання онлайн-кас стосується різних категорій підприємців та бізнесів, особливо після оновлень законодавства в останні роки. Ось деякі основні категорії, для яких встановлено обов'язок використання онлайн-кас:
- Фізичні особи-підприємці (ФОП), які працюють на другій та третій групах спрощеної системи оподаткування, і здійснюють роздрібний продаж товарів або надання певних видів послуг. Наприклад, це стосується ФОПів, які продають товари через магазин або кіоск, надають послуги в ресторанах, кафе, перукарнях тощо.
- Юридичні особи, незалежно від системи оподаткування, якщо вони здійснюють роздрібну торгівлю або надають послуги кінцевому споживачу.
- Громадське харчування та розважальні заклади, такі як ресторани, бари, нічні клуби та кінотеатри.
- Підприємства роздрібної торгівлі, включно з магазинами, супермаркетами та іншими торговельними точками.
Проте існують певні винятки з правил використання онлайн-кас для окремих категорій підприємців і бізнесів. Станом на останнє оновлення законодавства, до категорій, яким не потрібно використовувати онлайн-каси, відносяться:
- Фізичні особи-підприємці (ФОП) на першій групі спрощеної системи оподаткування, які мають обмеження за обсягом доходу та не можуть використовувати найману працю.
- ФОПи, що продають товари або надають послуги виключно через інтернет (наприклад, ведення інтернет-магазинів без прямої видачі товарів).
- Суб’єкти, які надають освітні послуги, в тому числі приватні викладачі, які займаються індивідуальним навчанням.
- Медичні практики, які здійснюють особистий прийом пацієнтів (наприклад, приватні лікарі, стоматологи).
- Аграрії, які займаються вирощуванням і продажем сільськогосподарської продукції в межах спрощеної системи оподаткування.
Ці винятки призначені для спрощення діяльності малого бізнесу і фахівців, які працюють самостійно, та зменшення адміністративного навантаження на них.
Переваги використання онлайн-кас
- Підвищення прозорості бізнесу: онлайн-каси забезпечують моментальну реєстрацію усіх продажів і передачу даних про розрахункові операції до податкової служби. Це допомагає зменшити рівень тіньової економіки та підвищити податкову дисципліну.
- Автоматизація обліку: використання онлайн-кас значно спрощує процес обліку та звітності для бізнесу. Автоматичне формування звітів зменшує ризики помилок у паперовій документації та економить час.
- Захист прав споживачів: чеки, що видаються через онлайн-каси, є доказом проведення покупки та можуть використовуватися для захисту прав споживачів у разі виникнення спорів або рекламацій.
- Поліпшення сервісу клієнтам: сучасні онлайн-каси часто інтегруються з іншими системами управління бізнесом, що дозволяє підприємцям краще аналізувати продажі, керувати запасами та оптимізувати робочий процес.
- Підвищення мобільності: мобільні онлайн-каси дозволяють проводити торгівлю та приймати платежі не тільки в стаціонарних точках продажу, а й на виїзді, що особливо корисно для виставок, ярмарок та доставки товарів.
- Доступ до фінансових послуг: онлайн-каси можуть інтегруватися з різними платіжними системами, що забезпечує ширший спектр платіжних опцій для клієнтів і може збільшити загальний обсяг продажів.
- Дотримання законодавства: використання онлайн-кас допомагає підприємствам відповідати податковому законодавству України, уникати штрафів та інших правових наслідків за порушення податкових правил.
Ці переваги демонструють, що використання онлайн-кас не лише є законодавчою вимогою, але й забезпечує ряд корисних функцій для оптимізації і покращення діяльності бізнесу.
