Книга обліку витрат та доходів — це первинний документ, що має постійно вести кожен підприємець.
Правила оформлення книги тривалий час не змінювались, але у 2021–2022 роках набули чинності нові правила. Зміни торкнулися Податкового кодексу шляхом прийняття правок до обраних статей. Тепер ФОПи можуть вирішувати, як саме їм вести облік витрат та доходів: в електронному чи паперовому форматі. Але є нюанси, що потрібно додатково враховувати. Читайте на сайті проєкту «Школа бізнесу Нова пошта» https://online.novaposhta.education/blog/kniga-obliku-dohodiv та в цьому огляді.
Що являє собою книга обліку
Книга доходів та витрат завжди була первинним обов'язковим документом підприємця. Її можна придбати у податковій чи канцелярському магазині. Потрібно буде пронумерувати кожну сторінку, прошнурувати її та віддати на реєстрацію.
Книга обліку являє собою єдину форму обліку фактично надбаних доходів. Підприємці, які працюють на спрощеній системі, вказують тільки доходи, ФОПи на загальній системі прописують прибутки та витрати. Вести книгу доходів за всіма правилами потрібно, щоб було що надати інспектору під час перевірки. Відсутність книги є причиною для застосування податкових санкцій.
До 2021 року вимоги до документа були такими:
- обов'язкове заповнення щодня наприкінці робочого дня;
- коректне ведення записів (розбірливим почерком);
- використання чорнильної чи кулькової ручки темного кольору;
- закреслення помилок у разі їх припущення та виправлення поруч, де є вільне місце;
- завірення виправлень підписом;
- заборона будь-яких підчищень даних.
Якщо у книзі не вистачає сторінок, потрібно реєструвати нову книгу витрат та доходів. У разі втрати первинної документації треба одразу реєструвати нову книгу та направляти заяву у ДПА.
Нововведення з 2021 року
З 2021 року вести книгу доходів та витрат можна через власний електронний кабінет в електронному чи паперовому вигляді. Такі зміни для ФОПів можна вважати прогресивними, точні схеми їхньої реалізації залежать від обраної системи оподаткування. Книгу в податковій можна не реєструвати.
Підприємці на загальній системі оподаткування мають вказувати надходження коштів, витрати, що пов'язані з веденням її діяльності. Оподатковується різниця між доходом та витратами — прибуток. Єдинники всіх груп, які не сплачують ПДВ, можуть обирати спосіб ведення книги обліку витрат та доходів. Форма може бути вільною. Реєструвати документ не потрібно, але книгу до 2021 року потрібно зберегти. Протягом трьох років з дати внесення останнього запису податковий інспектор може робити перевірки.
Робити записи кожного дня тепер не потрібно — досить вносити дані наприкінці місяця. Але для власної зручності краще буде записувати надходження окремим рядком. Якщо ви не сплачуєте ПДВ, записуйте копійки, розрахунки готівкою та безготівковим способом прописуйте в різних рядках, для певних типів діяльності вказуйте надходження в одній книзі. Усі записи треба затверджувати — актом, чеком тощо. Кожного року, кварталу, місяця треба буде підсумовувати суму доходу загалом.
Якщо ви вносите дані про посередницькі послуги, вказуйте, що отримуєте тільки певну суму винагороди. У книзі потрібно буде вказати суму повністю, а в декларації — тільки з отриманого доходу. Але на спрощеній системі подібні контракти заборонено, тож намагайтеся уникати їх.
Окремо оформлюються повернення. Потрібно буде вказати суму у позитивному значенні в третій колонці, у тому ж рядку, але четвертій графі потрібно буде відняти суму повернених коштів від денного заробітку.
