Процес передачі документів з архіву до читального залу може тривати декілька днів.
Взяти архівну справу з полиці, записати в облікову картку прізвище та віддати людині у читальний зал – здавалось, що у цьому процесі складного. Проте насправді за завершальним етапом отримання документів на руки та після нього ховається ретельна робота не одного працівника архіву. І тривати вона може не кілька хвилин, а декілька днів.
Начальниця відділу забезпечення збереженості документів Центрального державного історичного архіву України у Львові Олена Логінова розповіла Гал-інфо усі етапи підготовки та передавання документів користувачам на прикладі роботи архівосховища №2. Адже саме документи, які зберігаються у ньому, інтенсивно використовуються дослідниками, науковцями та звичайними громадянами.
“В архівосховищі №2 зберігаються численні фонди культурно-освітніх установ, організацій, товариств, спілок, редакцій газет та журналів, спільнот тощо. Це перша тематична група. Друга – фонди релігійних установ різних конфесій – консисторій, ординаріатів, капітул, протоігуменатів, монастирів, богословських навчальних закладів. Третя тематична група – документи з історії шкільництва. У фондах Крайової шкільної рада у Львові та Кураторії Львівського шкільного округу, інших дотичних до них фондах, зібрано всю інформацію з історії шкіл Галичини, учнів, вчителів. Четверта група – це велика колекція метричних книг різних конфесій греко-католиків, римо-католиків, православ’я, вірмен, євангелістів тощо”, - розповіла Олена Логінова.
Усі перелічені документи не лише зберігаються в архівосховищі – акуратно стоять у спеціальних картонних коробках на полицях. Працівники створюють оптимальні умови зберігання документів, також ведуть облік цих архівних одиниць зберігання, визначають, які є пошкодженими, та заводять на них відповідну картотеку. По черзі ці документи передають на реставрацію. Також у визначеному порядку їх видають на оцифрування, у рамках міжнародного співробітництва або ж працівникам за плановою роботою.
Друга частина роботи архівосховища – видавання документів у читальний зал. І система видачі таких документів є схожою з іншими та складається з певних етапів.
“Ми отримуємо замовлення. Потім за покажчиками знаходимо, де зазначений фонд та необхідна справа. А тоді головне – пишемо картку-замінника на цю справу. Виймаємо справу із засобів зберігання на стелажах зі свого місця, а замість неї ставимо цю картку. У ній пишемо кому видано та хто видав. Ці люди ставлять свої підписи”, - пояснила начальниця відділу.
У картці-заміннику також вказують дату видачі й отримання та кількість аркушів. Лише тоді, коли на місце документів ставлять цю картку, їх можна виносити з архівосховища. Але навіть тоді вони все ще потрапляють не до своїх користувачів.
“Зі сховища ми несемо документи в робочий кабінет, де працівник, зберігач фондів або архівіст, починає технічно опрацьовувати документи для подальшого видавання. Він вивчає їх, звіряє пошукові дані і заголовки із описами справ, кількість аркушів тощо. А потім розглядає, чи взагалі можна ці документи видавати, тобто чи у нормальному вони фізичному стані. Якщо архівна справа в поганому стані, то ми ставимо її на облік та по черзі передаємо в реставраційну лабораторію. Якщо нумерація справи зроблена погано, то перенумеровуємо. Якщо взагалі її немає, то нумеруємо”, - пояснила Олена Логінова.
У кінці справи є спеціальний аркуш-засвідчувач, у якому зазначають всю інформацію: кількість аркушів, фонд, наявність печаток, фотографій чи ознаки певного художнього оформлення на сторінках. Тоді у спеціальному зошиті записують дату передавання й отримання документів у читальний зал, і лише тоді вони потрапляють до користувача Архіву. Обов’язково в справу кладуть аркуш-користування, в якому дослідник зазначає всю інформацію, які документи були опрацьовані і з якою метою.
Зворотний маршрут документів від дослідника до архівосховища проходить через такі ж етапи: перевірку документів на якість фізичного стану, відповідність описам справи, нумерацію тощо.
Олена Логінова у коментарі для Гал-інфо також зазначила, що кожне архівосховище займається такою роботою, але сьогодні цей процес спрощує явище діджиталізації. Адже зі значною частиною документів можна ознайомитись в електронному форматі на різних платформах.
“Зараз дуже активно працюємо над оцифруванням, щоб оригінали документів видавати на руки якомога менше, аби вони краще зберігалися. У майбутньому будемо також видавати оцифровані копії. Люди можуть користуватися ними на нашому міжархівному онлайн-порталі «Archium», на якому ми публікуємо дуже багато документів”, - зазначила начальниця відділу.
Нагадаємо, раніше Гал-інфо поспілкувалось з працівниками Центрального державного історичного архіву України у Львові про особливості оцифрування старовинних рукописів.
