Цифровізація гарантує тривале збереження архівних документів, а також їхню доступність.
У Центральному державному історичному архіві України у Львові триває процес оцифрування архівних колекцій. Усі електронні копії документів публікують на цифровій платформі ARCHIUM. Щомісяця на цей електронний ресурс завантажують близько 500 справ, які містять понад 40 тисяч кадрів.
Загалом за 2023 рік Архів у співпраці з міжнародною організацією FamilySearch опублікував понад 1 млн кадрів старовинних документів. Зазначимо, що діяльність цієї установи передбачає надання допомоги людям у дослідженні їхньої сімейної історії.
За словами директорки Архіву Олесі Стефаник, тісна співпраця з іншими організаціями робить процес цифровізації давніх документів більш ефективним та оперативним, а тому цього року електронних копій архівних справ буде ще більше. Адже, наприклад, тільки за перший квартал 2024 року FamilySearch оцифрував 279 657 кадрів.
Сам процес оцифрування давніх документів не є швидким, як це можна уявити. “Для підготовки залучаються працівники різних відділів і напрямків. Зберігачі фондів видають справи зі сховищ, попередньо перевіривши їх. Багато справ, особливо метрик, негайно потребують реставрації, тому їх одразу віддають до лабораторії. Лише після відновлення такі документи можна сканувати”, - розповіла Олеся Стефаник.
Зберігач фондів Архіву Михайло Медзяк у коментарі для Гал-інфо розповів, що тривалість оцифрування документів є різною та залежить від обсягу, якості, у якій вони збереглися, товщини та формату книг тощо.
“Є справи, які можна опрацювати дуже швидко, коли вони у гарному стані. Тоді вдається зробити близько 700 кадрів за 3-4 години. Важливо, що у нас є денна норма до виконання: 600-700 кадрів”, - зазначив Михайло Медзяк.
Перед тим, як розпочати процес сканування, документи перевіряють, чи їх не потрібно реставрувати, чи правильна нумерація сторінок тощо. Якщо усі перевірки дозволяють створити електронні копії справи, то фахівці розпочинають процес сканування.
“Починаємо сканувати з титульного аркуша. На ньому обов’язково повинні бути зазначені номер фонду, опис справи, кількість аркушів. Це потрібно для того, щоб потім звірити по наявності, кількості, чи все збігається. Загалом процес досить простий. Наприклад, судові чи метричні книги ми скануємо послідовно в розвороті. На сканері можна регулювати висоту книжки, її розміщення на майбутньому зображенні”, - зазначив фахівець.
Важливо, що сканери для оцифрування документів є безконтактними, а тому взаємодія з аркушами є мінімальною. Окрім цього, сучасні технології дозволяють самостійно калібрувати зображення, вирівнювати його вже на комп’ютері тощо. Олеся Стефаник зазначила також, що після сканування електронні документи проходять цифрову обробку – перевірку, перенумерацію сканів, відсортування.
Процес оцифрування старовинних документів проводять у співпраці з міжнародними організаціями. Зокрема, раніше генеалогічна організація JewishGen та Музей єврейської спадщини у Нью-Йорку передали для архіву у Львові згаданий раніше безконтактний сканер. А минулого року Архів отримав унікальну допомогу від Японії – 5 видів спеціального реставраційного паперу “ава ваші”. Це дозволило зробити процес відновлення документів швидшим та якіснішим, що сприяє оперативності сканування та кращій якості зображень.
У часі повномасштабної російсько-української війни процес цифровізації архівних документів є критично важливим. Адже створення електронних копій давніх справ дозволяє гарантувати їхню безпеку та доступність навіть у випадку втрати оригіналів.
І тому з метою забезпечення збереження існуючих цифрових копій, у березні та жовтні 2022 року було здійснено резервне копіювання та завантаження цифрових копій архівних документів та довідкового апарату ЦДІАЛ у хмарне сховище компанії Pigl AS (Норвегія) та STORAGEBOX (Німеччина). Тепер архів продовжує регулярно здійснювати таке копіювання.
Нагадаємо, раніше Гал-інфо розповідало про те, як у Центральному державному історичному архіві у Львові проводять реставрацію старовинних документів, а також про те, чому мандрівка документів від архівосховищ до читальних залів насправді є доволі тривалою.
