На будь-якій роботі бувають моменти, коли щось дратує. І тоді крім суто робочих питань: завалу справами та браку часу — злити починають і зовнішні подразники. Розмови колег, дзвінки, шум, незручне робоче місце, хаос у кабінеті, безлад на власному ж робочому столі можуть миттєво вивести з рівноваги й загострити ситуацію.
Експерти Міжнародного кадрового порталу hh.ua вирішили допомогти офісним співробітникам розібратися із зовнішніми подразниками.
Дуже часто, як на роботі, так і в побуті, нас дратують дрібниці, які можна усунути за кілька хвилин. Наприклад, відрегулювати висоту стільця, попросити колегу слухати музику в навушниках, викликати сисадміна, щоб налаштував вам потрібну програму. Але є подразники, яких так просто позбутись не вдасться.
Галасливі колеги
Це особливість будь-якого опенспейсу. Хтось обов’язково вирішить поділитися своїми враженнями про вчорашній футбольний матч або обговорити нові айфони саме тоді, коли ви намагаєтесь сконцентруватися над звітом з аналітики.
Для початку попросіть оточуючих поводитись тихіше. Люди зазвичай реагують на такі прохання, і на якийсь час це спрацює.Другий спосіб не чути розмови — навушники із шумозаглушенням. Ну і третій спосіб (найбільш радикальний) — змінити робоче місце в офісі або обговорити з керівником можливість працювати віддалено.
Дзвінки чужих телефонів
Чужі рінгтони — ще один подразник в офісному просторі. Переведіть свій телефон у беззвучний режим і запропонуйте колегам зробити те ж саме, а телефонні переговори або дзвінки по скайпу проводити в окремому приміщенні. Звісно, буде простіше реалізувати це, якщо ви працюєте в маленькій команді. У великому відділі актуально запропонувати зробити це лише колегам, які сидять поруч.
Невдале робоче місце
Сидіти спиною до дверей або до проходу некомфортно, адже кожен, хто проходить за спиною, може зазирнути вам у екран. Сидіти просто навпроти дверей теж не дуже приємно — кожен, хто заходить до приміщення, автоматично сприймає вас як довідкове бюро. Найкраще сидіти боком до дверей або проходу. Якщо повернути стіл не виходить, розмежувати простір можна з допомогою тумб або рослин у великих горщиках.
Організуйте робочий простір
Ідеальне робоче місце — те, де нічого не відволікає від роботи. Все, що є у вас на робочому столі й поруч, повинно сприяти концентрації та допомагати працювати краще. Якщо ваш робочий стіл захаращений — заберіть із нього все, крім критично важливих для роботи предметів: комп’ютера, клавіатури, мишки, телефона. Протріть стільницю. Розберіть усе, що лежало на столі: всі непотрібні документи викиньте до сміттєвого кошика, потрібні — покладіть у відповідні папки (й теж заберіть їх зі столу). Якщо будете тримати на столі чашки, ложки й тарілки, репутація неохайної людини вам забезпечена. Найкращий офісний посуд — посуд-«невидимка
Канцелярія, дроти й інші дрібниці
Перевірте на працездатність усю канцелярію. Якщо треба щось нове — не полінуйтесь і повідомте про це секретаря.
Дуже часто на робочому столі лежить багато дротів: від клавіатури, мишки, зарядних пристроїв, навушників і так далі. Щоб вони не плутались і не заважали, спробуйте по максимуму прибрати їх за межі робочого столу.
Планування і стікери
Якщо вам часто доводиться запам’ятовувати і записувати різні речі, встановіть поруч із робочим місцем дошку для планування. Зручно розподілити її на кілька секцій — «Задачі», «Пріоритет», «У роботі», «Готово» — і переміщати в цих графах стікери з задачами. Так усі ваші справи завжди будуть перед очима.
Світло, стілець, стіл і кошик для сміття
Світло — це дуже важливо. Добре, якщо в кабінеті є великі світлі вікна. По-перше, сонячне світло налаштовує біоритми, позбавляючи від непотрібної сонливості й втоми протягом дня. По-друге, сприяє виробленню серотоніну — особливого гормона, який відповідальний за хороший настрій. Тому депресія, як правило, вражає тих, хто сидить у глибині офісу або в напівпідвальних приміщеннях, далеко від природного освітлення.
Лампа повинна знаходитись зліва, якщо ви правша, або справа, якщо ви лівша. Коли світла недостатньо, очі стомлюються, а продуктивність падає. Точнісінько так само на продуктивність може впливати неправильне налаштування монітора. Відрегулюйте на ньому яскравість, а заодно висоту й нахил. Нібито дрібничка, але може виявитись, що навантаження на очі стане меншим, і працювати буде простіше.
Стілець повинен бути максимально зручним і з м’якою поверхнею. Бажано, щоб були підлокітники: вони повинні розташовуватись так, щоб ви могли згинати лікті під кутом 90 градусів. Висоту стільця необхідно відрегулювати так, щоб стегна були паралельні до підлоги, ступні стояли на підлозі.
Висота столу залежить від вашого зросту. Важливо, щоб у сидячому положенні відстань між колінами й кришкою столу була близько 20 см.
Тримайте біля робочого столу кошик для сміття й відправляйте туди непотрібні папери, фантики, використані канцтовари й решту непотребу відразу ж, не накопичуючи їх на столі.
Система зберігання
Якщо ви часто працюєте з документами, треба придумати, як їх зберігати. Якщо паперів не дуже багато, вистачить одного лотка для сортування. Якщо документообіг великий — заведіть папки для кожного виду документів, підписуйте їх і сортуйте так, як вам завгодно: можна за датою, а можна й по темі, наприклад, по одному контрагенту. Головне, щоб ви завжди знали, як знайти ті чи інші рахунки. Всі документи, якими рідко користуєтесь, варто прибрати чимдалі: до ящика столу або в архів. Ті, які потрібні регулярно, тримайте під рукою.
Робіть резервні копії своїх напрацювань, документів, проектів, службової інформації, що міститься на робочому комп’ютері, й зберігайте їх на сервері компанії або в хмарному сховищі. Скільки сил і нервів люди витрачають через втрачену інформацію! Комп’ютер зламався, зависнув, хтось випадково видалив важливі дані. Не повторяйте цю помилку й робіть бекапи.
Окремі поради
Музика одним допомагає сконцентруватись
Заведіть на своєму робочому місці блокнот для записів. Корисно завжди мати перед собою список справ, якими ви сьогодні займаєтесь. Сюди ж можна записувати вхідну інформацію перед тим, як її розсортувати, щоб нічого не забути.
Зелені рослини — це завжди добре. Важливо лише визначитись: скільки часу ви зможете приділяти догляду за ними. Найбільш невибагливі квіти — філодендрон, спатифілум, драцена, кротон. Чудовий варіант — облаштувати «сад» із травами: м’ятою, лавандою, розмарином, чебрецем. І око тішить, і аромати приємні, сприяють розслабленню.
Якщо особиста робота вимагає енергії, а офіс оформлений у сірих похмурих тонах, додайте кілька плям теплих відтінків. Можна покласти жовтий килимок під мишку або повісити картину в помаранчевих тонах.
Якщо ви працюєте з дому, дуже важливо виділити окремий простір для роботи. Це потрібно передусім для того, щоб розділяти робоче й особисте життя (працюючи з дому, може бути складно переключитись із одного режиму в інший), але може знадобитись і з більш практичної точки зору. Наприклад, корисно мати окремий робочий комп’ютер, до якого не будуть підходити діти і який не зламається у найбільш непідходящий момент.
Насамкінець додамо: якщо ви багато років працюєте за столом, який завалений так, що вас за ним не видно, а з продуктивністю у вас при цьому все гаразд — розслабтесь і працюйте далі.
