Не у всіх компаніях знають, як взяти під контроль витрати на канцтовари, в той час як немає нічого простішого.
Багато хто помилково вважає, що досить закласти в бюджет суму на канцтовари по кожному відділу, департаменту, бізнес-напрямку або філії, орієнтуючись, наприклад, на експертну оцінку, або на середню за фактом за попередні місяці. І думають, що, контролюючи цю суму при оплаті рахунків протягом місяця, тримають, таким чином, витрати на канцтовари під контролем.
Однак це не так. Такий підхід-планування «від суми» - ніколи не дозволить вам дійсно тримати витрати на канцтовари під контролем. У вас буде поширена ситуація, коли, запланувавши одну суму в бюджеті, ви за фактом отримаєте рахунок на оплату на більшу. І Вам завжди пояснять, чому сума перевищена. І зроблять це аргументовано. Зішлються на переїзд, на вихід нових співробітників, на збільшення обсягу паперової роботи, та хіба мало на що ще. Хоча об'єктивних причин перевищення факту над планом, якщо мова йде про канцтовари, може бути тільки 2 і про них трохи нижче.
Тому забуваємо про всі способи планування витрат на канцтовари, крім одного.
Ліміт на канцтовари
Є тільки один найпростіший і найвірніший спосіб дійсно правильно планувати і тримати під контролем витрати на канцтовари-встановлення ліміту на канцтовари.
Вам потрібно всього 2 ліміту:
1. на одного вже працюючого співробітника - це співробітник, який пропрацював в компанії більше місяця,
2. на одного нового співробітника, тобто тільки що прийнятого в штат, тому що перша закупівля канцтоварів, як правило, основна і, тому, сама витратна. Зрозуміло, що сума цього ліміту буде вище, ніж першого.
Важливо: встановити ліміт на канцтовари з розрахунку на 1 співробітника. Ще раз: на ОДНОГО співробітника. Чому не на відділ? Та тому що сьогодні у вас у відділі працює 5 осіб, а завтра 15, а післязавтра криза, скорочення і Залишилося 7 осіб. Ну то що? Кожен раз ви будете переглядати ліміт на відділ? Це недоцільно.
Важливо: щоб встановлених лімітів було тільки 2 вищеназваних. Не треба плодити ліміти для різних посад, для різних відділів, помилково думаючи, що якась посадова особа або відділ у встановлені ліміти не вкладуться. Повірте мені: ще як вкладуться. І ще залишиться. І генеральному директору, я вас запевняю, за фактом канцтоварів потрібно менше, ніж рядовому співробітнику. А якщо генеральний директор хоче собі дороге письмове приладдя, то це виробнича необхідність. Це разова ситуація. Тому купуйте, заради Бога, своїм керівникам дорогі письмові прилади, але сума ліміту на канцтовари тут ні при чому.
Важливо: розуміти, що зазначені 2 ліміти на канцтовари не включають витрати на придбання паперу для друку. Папір, як правило, закуповується коробками, а вартість такої коробки сама по собі висока і ні в який ліміт ви не вкладетеся, якщо при закупівлі будете включати в нього папір для друку. Витрати на папір для друку треба планувати окремо від ліміту на канцтовари. І краще теж за окремим лімітом з розрахунку кількість пачок на відділ, наприклад. Або на співробітника. Тут вже самі вирішуйте. Є відділи, в яких один співробітник пачку паперу буде витрачати кілька місяців, а є такі, в яких пачка може полетіти за день. Можна сильно заморочитися цим питанням і встановити оргтехніку, яка буде рахувати кількість фактично витрачених листів, і навіть по відділах, але будьте готові, що її вартість і вартість витратних матеріалів до неї ніколи не окуплять ваше прагнення заощадити на папері. А можна не морочитися лімітом на папір взагалі і купувати його виходячи з міркувань розумності, покладаючись на своїх співробітників. Пачку паперу з офісу потягнути складно. Та й кому вона, за великим рахунком-то потрібна? Будете себе цим заспокоювати))
Як встановити суму ліміту на канцтовари?
Сума ліміту на канцтовари повинна бути адекватною. Вона не повинна бути завищена, але і не повинна бути занижена. Якщо ви під напором співробітників завищите ліміт, то будете кожен раз не тільки витрачати більше грошей, але і тим самим спровокуєте ситуацію, коли канцтовари будуть в надлишку і їх почнуть просто «тягати» з офісу. Якщо ви зробите невиправдано низький ліміт на канцтовари, ви тим самим не заощадите на витратах, а будете змушені:
- щоразу вислуховувати пояснення, чому ліміт перевищено,
- викличте негатив з боку співробітників, які при замовленні канцтоварів будуть переживати, що їм не вистачить.
Також помилково встановлювати ліміт на канцелярію у вигляді єдиної суми для всієї компанії, наприклад, 5000 гривень в місяць. Тоді при перевищенні ліміту через зростання кількості співробітників у зв'язку з розширенням бізнесу або з якихось інших причин щоразу доведеться цей ліміт переглядати і виправдовувати перевищення.
Наведу приклад суму ліміту на канцтовари, виходячи з практики.
Адекватна сума ліміту на канцелярію для компанії в Києві в 2020 р. за даними інтернет-магазину канцтоварів ОфісПро (без витрат на папір для друку) становила:
1. 100 гривень в місяць на 1 працюючого співробітника
2. 200 гривень в місяць на 1 нового співробітника.
Ліміт на канцтовари встановлюється на рік. Ліміт на канцтовари, встановлений в правильній сумі, може не змінюватися протягом декількох років. Тільки не забувайте підтверджувати його щороку.
Як планувати витрати на канцтовари в бюджеті?
Як тільки ви встановите ліміт на канцтовари, ви більше ніколи не будете задаватися питанням: "А як планувати витрати на Канцтовари в бюджеті?». Тому ви будете робити це так:
Витрати на канцтовари = сума ліміту на 1 вже працюючого співробітника x на кількість вже працюючих співробітників + сума ліміту на 1 нового співробітника помножена на кількість співробітників, яких планується прийняти в штат в плановому періоді
Що робити, якщо за фактом отримали перевитрату по канцтоварах?
Якщо у вас в компанії встановлені ліміти і за фактом вийшла перевитрата, то може бути тільки 2 причини:
1. прийом в штат нових співробітників, вихід яких не був передбачений при плануванні бюджету,
2. підвищення цін у постачальника.
Все прозоро. Контрольовано. Привід задати питання постачальнику.
Чи потрібно створювати резерв на канцтовари?
Тут мається на увазі резерв не в грошовому вираженні, а в натуральному. Це питання кожна компанія вирішує по своєму, але в 99 випадках зі 100, звичайно ж, певна кількість канцтоварів має перебувати в резерві на випадок непередбаченого виходу нового співробітника, на випадок, коли якісь канцтовари раптово витрачені ( дужки в степлері завжди закінчуються раптово), а закупівля буде трохи пізніше і т.д. відповідає за резерв канцтоварів, як правило, адміністративно-господарський відділ.
