Під час участі у публічних закупівлях компанії часто припускають типові помилки, більшість з яких можна легко передбачити та усунути.
Наслідки таких помилок, як правило, фатальні. Замовники не можуть акцептувати гарну пропозицію, найнижчою за ціною та оптимальну по якості, виключно через те, що менеджер постачальника на власний розсуд сформував пакет документів або упустив важливий нюанс. Микола Смирнов, партнер юридичної компанії «Правое Дело» підготував для Prozorro десять фатальних помилок бізнесу, з якими він частіше за все зустрічається у своїй практиці.
1. Подання документів, що складені неправильною мовою.
Однією із поширених помилок учасників є подання документів не тією мовою, що була передбачена умовами тендеру та подання документів без перекладу.
Позиція Антимонопольного комітету України (АМКУ) з цього приводу - http://www.amc.gov.ua/amku/control/main/uk/publish/article/132934
Приклад тендеру, де було прийняте відповідне рішення:
www.prozorro.gov.ua/tender/UA-2018-09-24-000697-a
2. Подання витягу з ЄДР замість відомостей (довідки) з ЄДРПОУ
Учасники дуже часто плутають вимогу щодо надання витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (ЄДР), який ведеться Міністерством юстиції України та вимогою щодо надання відомостей з Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України (ЄДРПОУ), який ведеться Державною службою статистики України.
Позиція Антимонопольного комітету України (АМКУ) з цього приводу - http://www.amc.gov.ua/amku/control/main/uk/publish/article/109443
Приклад тендеру, де буле прийняте відповідне рішення:
https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2017-12-06-001424-c
3. Подання лише частини документу
Під час підготовки та подання своєї пропозиції учасники іноді подають лише частину документу, наприклад, статут без окремих сторінок, паспорт без незаповнених сторінок, договір без додатків. Тож у разі встановлення замовником вимог щодо надання документу необхідно подавати його повністю разом із всіма його невід’ємними частинами. Сторінки паспорту, що незаповнені, також є його невід’ємними частинами
Як приклад рішення АМКУ за скаргою у закупівлі - https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2017-02-01-001182-b
4. Подання пропозиції з товаром, який не відповідає технічним вимогам (наприклад, постачальник вирішує запропонувати кращий варіант).
Доволі частою помилкою бізнесу є пропонування замовнику товарів (робіт/послуг) що не відповідають технічним, якісним, кількісним вимогам замовника. Чомусь в учасників є така думка, що подання пропозиції з товаром, що є кращим на їх погляд не призведе до відхилення, але це не так. У разі неможливості подати відповідну пропозицію – необхідно вчасно оскаржувати вимоги до замовника або в АМКУ
Приклад рішення за скаргою у закупівлі - https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2018-04-27-000282-b
5. Недотримання форм, що встановлені замовником, та неподання необхідної інформації
Замовники часто встановлюють вимоги щодо обов’язкових форм довідок та до змісту цих форм. На жаль, учасники неуважно ставляться до заповнення цих форм та дотримання вимог. Наприклад, вони вирішують що певний документ не є важливим та немає сенсу його подавати. Це призводить до відхилення пропозицій. Якщо ви вважаєте вимогу недоцільною – подавайте скаргу в АМКУ або вимогу до замовника у відповідні строки до терміну подання пропозицій.
Відповідне рішення: https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2018-09-24-000697-a
6. Подання документів третіх осіб (банківські гарантії, довідки) без перевірки їх форми та змісту
Документи, що бізнес отримає від третіх осіб (контрагенти/банки/державні органи) потребують перевірки. Людський фактор присутній всюди, навіть у таких поважних організаціях як банки.
Приклад, коли помилка банку у тексті гарантії призвела до відхилення учасника:
https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2017-03-26-000047-b
7. Зазначення неправильної ціни під час участі в аукціоні.
Трапляються випадки коли учасник зазначає неправильну суму пропозиції під час аукціону на зниження ціни. Система закупівель дає 2 хвилини на подання або зміну пропозиції, тому необхідно відповідально ставитися до подання ставки, інакше можна не тільки втратити договір, а й кошти за гарантією (забезпечення пропозиції).
Показовий випадок на закупівлі палива з цікавою ситуацією подання скарги щодо власної перемоги:
https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2018-01-22-003068-c
Рекомендації – прорахувати, до якої ціни припустимо знижувати свою пропозицію на кожному кроці аукціону, ще до його старту. Також, якщо є можливість, залучити до перегляду ставок під час аукціону, ще одного менеджера.
8. Недотримання вимог щодо завірення/підпису документів
Попри перехід до електронних закупівель деякі замовники досі вимагають подання документів, що мають бути завірені в той спосіб, який їм більш зручний та зрозумілий. На жаль, навіть зараз подання «оригіналу» замість «завіреної встановленим шляхом» копії є підставою для відхилення. Приклад - https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2018-10-09-000425-a
Рекомендації – надавайте документи завірені/не завірені так, як встановлено у ТД. Також слід звернути увагу на вимоги щодо завіряння документів в інші особи: є випадки коли замовник просить завірити документ посадовою особою виробника або дилера.
9. Однина чи множина? Подання документів/інформації у неправильній кількості.
Багато учасників не звертають уваги на кількісні запити замовника та ігнорують відповідні вимоги, наприклад, подають один договір коли ТД містила вимогу щодо надання «договорів» або подають довідку щодо наявності працівників де зазначають лише керівника. Відповідна практика АМКУ - https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2016-11-30-001280-a
10. Не подання документів, що вимагає замовник, з обґрунтуванням – «це не є обов’язковим згідно з законом».
Серед учасників тендерів є сталий міф, що можна не подавати документи, що прямо не передбачені законодавством для ведення їх господарської діяльності та надати довідку про їх ненадання. Втім невиконання вимог ТД, навіть самих безглуздих, призведе до відхилення пропозиції, та ніяка «самодовідка» не допоможе. Якщо ви вважаєте вимогу недоцільною – подавайте скаргу в АМКУ або вимогу до замовника у відповідні строки до терміну подання пропозицій або готуйте повний пакет документів.
Зразок відповідного рішення АМКУ - https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2018-02-20-000746-a
