Лайфхаки в управлінні неприбутковими та громадськими організаціями.
Мене звати Мар’яна Черкес, я - керівниця CRM відділу в компанії Agiliway. Сьогодні я хочу поговорити про використання продуктів CiviCRM та CiviMobile в управлінні неприбутковими і громадськими організаціями і політичними партіями. Також детальніше зосередитися на тому, як за допомогою застосунку CiviMobile можна легко керувати опитуваннями та петиціями в межах неприбуткових і громадських організацій, відслідковувати їх статуси та зміни, а також які Drupal-дозволи надаються їхнім волонтерам, учасникам та адміністраторам, для того аби правильно керувати цими опитуваннями і петиціями.
Зазвичай, коли ми говоримо про оптимізацію робочих процесів з використанням різноманітних CRM-систем, то одразу ж починаємо аналізувати вигоду, яку вона принесе бізнесу. У випадку з громадськими організаціями побутує думка: “А для чого їм система управління відносинами з клієнтами?”. Проте структура таких організацій дуже часто набагато складніша та більш комплексна ніж можна уявити, саме тому потребує впровадження рішень, які дозволяють змінити роботу зсередини. Завдяки ретельно підібраній CRM-системі, яка налаштовується під індивідуальні потреби вашої організації та напрямку діяльності, можна легко відслідкувати статуси різноманітних завдань, ролі учасників, і т.д.
Серед ключових функцій CiviCRM:
- пошук контактів та набір номера в один дотик
- створення нових контактів та редагування контактної інформації
- створення нотаток у ваших профілях або профілях інших контактів, управління їхнім статусом видимості
- можливість перегляду та поновлення членства контактів
- історія всіх внесків і сума за період що триває
- відслідковування розкладу за допомогою зручного графічного календаря
- доступ до справ, подій та деталей діяльності безпосередньо з календаря
- управління учасниками та їх реєстрація
- комплексний фільтр для календарних записів, подій, справ та різноманітних заходів
- можливість створювати та редагувати завдання та призначати їх певному користувачеві
- можливість зміни статусу діяльності та справи
- підписка на події
- використання навігації для отримання вказівок до офісу організації або місця події
- push-сповіщення
- робота в автономному режимі та ін.
В свою чергу CiviMobile - це нативний мобільний додаток для користувачів CiviCRM, що надає швидкий доступ до неї з будь-яких пристроїв, де він встановлений, незалежно від того, де ви знаходитеся.
CiviCRM та CiviMobile отримують схвальні відгуки від користувачів завдяки комплексності свого функціоналу, а також можливості створення нових функцій, що задовольняють індивідуальні потреби організації.
Завдяки різноманіттю функцій, CiviCRM і CiviMobile дають можливість вносити самі ті налаштування, які відповідають вашим конкретним потребам відповідно. Однією з ключових переваг цих застосунків є гнучкість та опція створення додаткових модулів на основі потреб тієї чи іншої організації. Тож у вас буде можливість отримати продукт, який повністю підлаштовується під вимоги вашої організації, а не навпаки.
Створення опитувань і петицій в CiviCRM і CiviMobile
Серед найзатребуваніших функцій в CiviCRM і CiviMobile наші клієнти зазначають можливість створення та проведення різного роду опитувань, досліджень, петицій, оскільки це є важливою складовою їхньої щоденної діяльності.
Для того, аби члени, волонтери та інші учасники цих організацій з легкістю могли збирати необхідні їм дані, залежно від того, чи це інформація від членів та учасників (surveys - опитування), чи від незареєстрованих користувачів (petitions - петиції).
Створення опитувань (Surveys)
Оскільки діяльність громадських і неприбуткових організацій зав’язана на тісній взаємодії з її членами, вкрай важливо постійно відслідковувати рівень зацікавленості та задоволеності діяльністю організації, як налаштовані процеси, чи варто вносити якісь зміни, що відбувається з поточними проектами всередині цієї організації, і т.д.
Саме тому, була додана опція створення опитувань для користувачів, зареєстрованих в CRM-системі організації. Тут можна з легкістю створити опитування, задати індивідуалізовані параметри, і надіслати контактам з вашого списку, або зареєстрованим в межах організації.
Всі зареєстровані користувачі мають доступ до опцій опитувань і петицій у своєму профілі, де з легкістю можна переглядати їх деталі, фільтрувати, і т.д.
Створення петицій (Petitions)
На відміну від опитувань, петиції в CiviCRM – це дослідження доступні для незареєстрованих користувачів. Процес створення петицій схожий до процесу створення опитувань: спершу ми задаємо змінені параметри події, складаємо список запитань, відповіді на які бажаємо отримати, а тоді додаємо цю петицію на сайт організації, або ж ділимося посиланням на неї з усіма, для кого дана петиція буде актуальна.
Меню опитувань і петицій дозволяє конфігурувати поля згідно ваших потреб, переглядати і редагувати профілі, тобто організовуєте CRM таким чином, аби максимально оптимізувати всі робочі процеси всередині організації, покращити якість комунікації і збір даних, а також залучати нових членів.
Drupal-дозволи для коректного управління опитуваннями і петиціями
Опитування і петиції є частиною CiviCampaign, в рамках якої організації визначають ролі і, відповідно, доступ до тих чи інших функцій CiviCRM. Позиції адміністраторів і менеджерів вимагають абсолютного доступу до роботи з проектами, користувачами, організації і створення опитувань і петицій, а також, інформації зібраної в ході цих процесів.
Нижче подано перелік Drupal-дозволів, які необхідні для коректного і максимально продуктивного робочого процесу.
Варто також заначити, що система працюватиме ефективно незалежно від обраної CMS (наприклад, WordPress чи Joomla).
Раніше, після проведення опитувань серед населення, коли дані збиралися в у вигляді анкет, вони передавалися аналітичним організаціям, які займалися обробкою, структуризацією і систематизацією цих даних. Весь цей процес займав дуже багато часу і ресурсів.
Сьогодні ж цей процес значно спротився завдяки CiviCRM і CiviMobile. Волонтери мають змогу вносити дані безпосередньо у систему, що оптимізує процеси збору даних і їх обробка відбувається у Вашій системі автоматично.
Використання мобільного додатку CiviMobile в роботі організації має кілька ключових переваг:
- можливість налаштовувати додаток під брендом організації (в такому разі користувачі використовують іменний додаток конкретної організації);
- простота у зборі інформації;
- заощадження значної кількості часу;
- рівень доступу на основі ролей в організації;
- безкоштовне завантаження.
Висновки
Використання CiviCRM в роботі громадських і неприбуткових організацій дозволяє максимально автоматизувати процеси управління проектами. Завдяки CiviMobile, мобільній версії CiviCRM, члени і волонтери вашої організації мають повноцінний і цілодобовий доступ до всіх даних незалежно від того, в якій точці світу вони знаходяться.
Абсолютно нова функція опитувань і петицій надає можливість конфігурувати поля згідно ваших потреб, переглядати і редагувати профілі, тобто налаштувати CRM таким чином, аби оптимізувати всі робочі процеси всередині організації, покращити якість комунікації, спростити процедуру збору і обробки даних, а також залучати нових членів, якщо це є одним із напрямків діяльності вашої організації.
